朗歐精細(xì)化管理：如何形成有效的會(huì)議決議，讓會(huì)議“時(shí)”半功倍？
｜導(dǎo)讀
會(huì)議，是企業(yè)管理工作中的主要活動(dòng)之一，是集思廣益、分析問題、研究對(duì)策及工作部署的主要方式。但是朗歐駐廠咨詢發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在許多企業(yè)的會(huì)議卻開成了這樣：“召開一個(gè)會(huì)議，各種扯皮，會(huì)議花費(fèi)幾個(gè)小時(shí)，需要解決的問題沒有解決，變成一種形式，一種累贅式的日常工作，一次次疲憊的聚集，毫無決議產(chǎn)出的時(shí)間浪費(fèi)……”
近段時(shí)間，我也參加了幾家企業(yè)的內(nèi)部會(huì)議，這些長達(dá)1個(gè)小時(shí)，2個(gè)小時(shí)，甚至3個(gè)小時(shí)的會(huì)議，到最后卻沒有形成非常有效的會(huì)議決議。有的企業(yè)召開兩三個(gè)小時(shí)的會(huì)議，最后只形成了兩三條會(huì)議決議，并且這些會(huì)議決議都不具備可操作性：沒有責(zé)任人、沒有具體時(shí)間節(jié)點(diǎn)、沒有具體動(dòng)作。
圍繞企業(yè)里面的會(huì)議難以形成有效的會(huì)議決議這一問題，今天我就與你一起探討一下，在企業(yè)里面開會(huì)的過程當(dāng)中，怎樣避免“會(huì)而不議，議而不決，決而不行，行而不果”的現(xiàn)象。那么究竟如何形成有效的會(huì)議決議，讓企業(yè)的會(huì)議“時(shí)”半功倍呢？在這里，朗歐駐廠咨詢從精細(xì)化管理的角度給你分享3個(gè)方法。
一、朗歐精細(xì)化管理：明確會(huì)議主題
很多企業(yè)里面所有的會(huì)議都叫一個(gè)名字，那就是“開會(huì)”。會(huì)前沒有明確的會(huì)議主題，比如，“我上午10點(diǎn)要開會(huì)；我們今天晚上又要開會(huì)了……”而一個(gè)管理規(guī)范化的企業(yè)，每次會(huì)議都有明確的主題，“我下午3點(diǎn)鐘要開生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)；我今天晚上7點(diǎn)鐘要開管理變革周例會(huì)；我早上9點(diǎn)鐘要開生產(chǎn)早會(huì)、部門早會(huì)?！逼鋵?shí)這兩種語境的差別，所折射出的就是企業(yè)的會(huì)議、企業(yè)的管理體制是否高效，是否健全。
如果一個(gè)會(huì)議沒有明確的主題，參會(huì)人員就無法提前做好準(zhǔn)備，也無法將自己持有的觀點(diǎn)帶到會(huì)議上進(jìn)行分享，更無法將在會(huì)議上需要各部門協(xié)調(diào)的事項(xiàng)安排好，這就是會(huì)議首先要有明確的主題和內(nèi)容的根本原因。
比如，新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)、管理周例會(huì)，等等，每一個(gè)會(huì)議都需要有非常明確的主題，只有這樣才能夠讓參會(huì)人員在會(huì)前有所準(zhǔn)備，在會(huì)中能夠緊扣主題，在會(huì)后形成有效的會(huì)議決議。
所以，朗歐駐廠咨詢認(rèn)為，明確的會(huì)議主題是形成有效會(huì)議決議的先決條件，否則，開會(huì)就是在浪費(fèi)時(shí)間。因?yàn)槿说乃季S具有發(fā)散性，當(dāng)沒有辦法圍繞著某一個(gè)問題或者某一個(gè)方面進(jìn)行討論的時(shí)候，大家就會(huì)天南地北的隨便說了。當(dāng)然，有些研討性質(zhì)的會(huì)議需要發(fā)散思維，但是企業(yè)里面大部分的會(huì)議都是專題會(huì)議、主題會(huì)議。
二、朗歐精細(xì)化管理：會(huì)議的主持人要緊扣主題
當(dāng)會(huì)議有了主題以后，就要確定會(huì)議主持人。會(huì)議主持人最重要的作用就是在會(huì)議召開的過程當(dāng)中，引導(dǎo)各個(gè)參會(huì)人員都圍繞著會(huì)議的主題進(jìn)行發(fā)言，如果某個(gè)人的發(fā)言內(nèi)容，超越了所預(yù)定的會(huì)議主題，這個(gè)時(shí)候主持人就要通過發(fā)問的方式或者制止的方式，來讓參會(huì)人員的發(fā)言內(nèi)容回歸到會(huì)議主題上來。
比如，企業(yè)召開生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)，各個(gè)參會(huì)部門就要圍繞著生產(chǎn)計(jì)劃的達(dá)成、生產(chǎn)異常的解決、車間與車間、工序與工序、部門與部門之間的溝通去進(jìn)行。這個(gè)時(shí)候與此無關(guān)的會(huì)外內(nèi)容，就無需在此會(huì)議上進(jìn)行溝通、交流、討論。
同時(shí)，會(huì)議的主持人還要具備形成會(huì)議決議的素養(yǎng)。什么是形成會(huì)議決議的素養(yǎng)？就是你在主持會(huì)議的過程當(dāng)中，每當(dāng)一個(gè)人發(fā)言完畢以后，要總結(jié)歸納是否有能夠形成會(huì)議決議的內(nèi)容。
什么樣的會(huì)議決議才是有效的呢？有效的會(huì)議決議必須具備三個(gè)要素：誰？什么時(shí)間？做什么動(dòng)作？即，責(zé)任人、完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)、具體的工作內(nèi)容。
形成有效的會(huì)議決議，需要會(huì)議的主持人時(shí)時(shí)進(jìn)行糾偏，讓各參會(huì)人員時(shí)時(shí)圍繞著形成有效會(huì)議決議的三個(gè)要素，圍繞著會(huì)議的主題進(jìn)行溝通、交流、討論。
一次會(huì)議形成多少條決議才算合理呢？以朗歐駐廠咨詢的經(jīng)驗(yàn)看，在一個(gè)會(huì)議上每5分鐘應(yīng)該形成一條會(huì)議決議，最多不超過8分鐘。
如果當(dāng)一個(gè)問題，當(dāng)一個(gè)事項(xiàng)在會(huì)議上5到8分鐘內(nèi)還不能形成一個(gè)確定的會(huì)議決議的時(shí)候，你可以把這個(gè)問題本身形成一條會(huì)議決議，明確會(huì)后什么時(shí)間？誰來組織大家？召開一個(gè)什么類型的專題會(huì)議？不要在這個(gè)會(huì)議上讓大家用發(fā)散性思維去討論一個(gè)跟會(huì)議主題有關(guān)，但不是全部的問題，可以把這個(gè)問題剝離出來，另外召開專題會(huì)議再來討論。
緊扣主題是作為會(huì)議主持人必備的能力，這是衡量一個(gè)會(huì)議主持人是否合格的標(biāo)準(zhǔn)。所以，在會(huì)上，如果5到8分鐘還不能形成一條會(huì)議決議的時(shí)候，會(huì)議主持人就要警覺了，否則你整個(gè)的會(huì)議就是無效的。
很多人就會(huì)問了，如何才能夠保證在會(huì)上形成這么多的決議呢？這就需要你在會(huì)前圍繞著會(huì)議的主題做大量的會(huì)前準(zhǔn)備工作了。
三、朗歐精細(xì)化管理：會(huì)議的記錄人要善于抓取會(huì)議決議
在會(huì)議進(jìn)行的過程中，會(huì)議記錄人要將各個(gè)部門、各參會(huì)人員溝通的內(nèi)容形成備忘錄，整理出會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議決議的雛形就是會(huì)議紀(jì)要，從會(huì)議紀(jì)要當(dāng)中抓取會(huì)議決議。
只要大家在開會(huì)的過程當(dāng)中達(dá)成了一致意見，甚至在溝通的過程當(dāng)中出現(xiàn)的言語和內(nèi)容，滿足時(shí)間節(jié)點(diǎn)，工作具體內(nèi)容和責(zé)任主體這3個(gè)要素，作為會(huì)議記錄人就要在第一時(shí)間記錄下來。
在會(huì)議紀(jì)要中，會(huì)議記錄人也要善于抽取滿足這3個(gè)要素的事項(xiàng)，羅列出來，在會(huì)議結(jié)束的時(shí)候通報(bào)一遍所形成的會(huì)議決議，再次跟相關(guān)參會(huì)人員進(jìn)行確認(rèn)，把某某責(zé)任人，某某時(shí)間節(jié)點(diǎn)，要完成某項(xiàng)具體的工作通報(bào)一次，有問題的話就可以在會(huì)上明確一下。
會(huì)后，再把這些決議打印出來或者在軟件里面進(jìn)行公示，讓各個(gè)負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽名確認(rèn)，最重要的是要讓大家按照這些會(huì)議決議去執(zhí)行，并有專人去檢查、跟進(jìn)。
｜結(jié)語
從精細(xì)化管理出發(fā)，朗歐駐廠咨詢建議你，一個(gè)會(huì)議要形成有效的決議，必須要做到會(huì)議有明確的主題、會(huì)議的主持人緊扣主題、會(huì)議的記錄人善于抓取會(huì)議決議這3點(diǎn)！從而重塑你企業(yè)會(huì)議的價(jià)值，讓你企業(yè)遠(yuǎn)離低效的會(huì)議。
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